Der Bundesrat hat am 2. Oktober 2026 Leitlinien für mehr KI und Prozessautomatisierung in der Bundesverwaltung verabschiedet. Für Unternehmen ist weniger die einzelne Technologie interessant als die Reihenfolge: Prozesse verstehen, Anwendungen nach wirtschaftlichem Potenzial priorisieren, Daten und Verantwortlichkeiten klären und erst danach erfolgreiche Lösungen skalieren. Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Analyse des neuen Berichts und keine Ankündigung eines Förderprogramms für Firmen.

Was der Bundesrat am 2. Oktober beschlossen hat

Der Bundesrat verabschiedete den Bericht «Effizienzsteigerung von Verwaltungsprozessen durch Prozessautomatisierung und künstliche Intelligenz» in Erfüllung des Postulats 24.3582. Gemäss der Medienmitteilung vom 2. Oktober 2026 sollen Verfahren vereinfacht, Arbeiten beschleunigt und vorhandene Ressourcen effizienter eingesetzt werden.

Als Gründe nennt der Bund unter anderem den demografischen Wandel und ein steigendes Datenvolumen. Die Verwaltung werde künftig gleich viele oder mehr Aufgaben mit weniger Personalressourcen bewältigen müssen. Automatisierung soll Bearbeitungszeiten verkürzen, Qualität verbessern und Kapazität für prioritäre Aufgaben freisetzen. Konkrete Einsparbeträge oder verbindliche Einführungstermine für alle Vorhaben nennt die Medienmitteilung nicht.

Diese fünf Bereiche stehen zuerst im Fokus

Der Bericht bündelt die ersten prioritären Anwendungen in fünf Feldern:

  • Geschäftsverwaltung: Abläufe wie eine Ämterkonsultation sollen stärker integriert und automatisiert werden.
  • Übersetzungsarbeit: Gemeinsame technische Lösungen sollen Übersetzungen beschleunigen und zugleich die Qualität sowie die Mehrsprachigkeit sichern.
  • Prüfung von Gesuchen und Fällen: Automatisierung soll Wartezeiten verkürzen und Entscheide beschleunigen.
  • Datenmanagement: Daten sollen einfacher extrahiert, standardisiert und harmonisiert werden.
  • Betriebswirtschaftliche Supportprozesse: Prüfungen von Finanz- und Beschaffungstransaktionen auf Richtigkeit, Vertragsbezug, Budgetkonformität und interne Regeln sollen standardisierter ablaufen.

Das ist noch kein vollständiger Umsetzungsplan. Der Bund will zunächst eine Portfolio-Übersicht über entwickelte, beschaffte und genutzte KI- und Automatisierungslösungen verbessern. Ressourcen sollen auf Anwendungen mit hohem Effizienzpotenzial konzentriert und Synergien zwischen Lösungen besser genutzt werden.

Lehre 1: Automatisiere keinen ungeklärten Prozess

Der 68-seitige Bericht des Bundesrates nennt Prozessklarheit und die wirtschaftliche Beurteilung von Abläufen als Voraussetzungen für eine wirksame Skalierung. Für ein KMU bedeutet das: Vor der Wahl eines KI-Werkzeugs muss klar sein, welches Ereignis den Prozess startet, welche Informationen benötigt werden, wer entscheidet, welche Ausnahmefälle existieren und wann der Vorgang abgeschlossen ist.

Ein sinnvoller erster Kandidat ist wiederholbar, häufig und heute mit messbarem Aufwand verbunden. Beispiele sind die Klassifikation standardisierter Anfragen, das Übertragen freigegebener Daten zwischen Systemen oder die Vorbereitung einer Dokumentenprüfung. Ein seltener strategischer Entscheid mit hoher Tragweite eignet sich deutlich weniger für einen unkontrollierten Automatismus.

Lehre 2: Datenqualität ist Teil des Geschäftsfalls

Der Bundesrat stellt «verlässliche Daten für verlässliche Automatisierung» ausdrücklich ins Zentrum. Sein Bericht beschreibt fehlende, uneinheitliche oder schlecht dokumentierte Daten als Hindernis. Chatbots benötigen gepflegte Wissensbestände und aktuelle Quellen; andere Anwendungen brauchen konsistente historische Entscheidungsgrundlagen.

Vor einem Pilotprojekt sollte die Projektleitung deshalb eine kleine Datenprüfung durchführen: Woher stammen die Informationen? Wer darf sie verwenden? Wie aktuell und vollständig sind sie? Welche Fehler werden heute manuell korrigiert? Welche personenbezogenen oder vertraulichen Daten sind enthalten? Ein attraktiver Demonstrator auf unzuverlässigen Daten ist noch kein belastbarer Geschäftsprozess.

Lehre 3: Ein Portfolio verhindert eine Sammlung isolierter KI-Tools

Der Bund will eine verwaltungsweite Übersicht schaffen, weil ähnliche Probleme mehrfach gelöst werden und erfolgreiche Pilotprojekte zu selten in den Regelbetrieb gelangen. Diese sogenannte Lücke zwischen Pilot und Produktion betrifft auch Unternehmen: Teams testen unterschiedliche Assistenten, ohne Nutzung, Kosten, Datenzugriffe oder wiederverwendbare Komponenten gemeinsam zu steuern.

Eine einfache Portfolio-Liste genügt für den Anfang. Sie enthält Prozess, verantwortliche Person, verwendetes System, Datenarten, erwarteten Nutzen, laufende Kosten, Risiko, Status und Entscheidungstermin. Damit kann die Geschäftsleitung Doppelspurigkeiten erkennen und Pilotprojekte beenden, die keinen klaren Nutzen oder keinen verantwortbaren Betriebsweg haben.

Lehre 4: Wirtschaftlichkeit braucht einen Ausgangswert

Der Bericht verlangt eine wirtschaftliche Beurteilung von Prozessen und will begrenzte Ressourcen auf hohe Effizienzpotenziale konzentrieren. Für Unternehmen folgt daraus eine einfache Regel: Vor dem Test werden Bearbeitungszeit, Fehlerquote, Wartezeit, Fallzahl und heutige Kosten erhoben. Nach dem Test werden dieselben Grössen erneut gemessen.

Nicht jede Zeitersparnis wird automatisch zu tieferen Kosten. Wenn Mitarbeitende die Ausgabe eines Systems zusätzlich kontrollieren, Fehler nachbearbeiten oder Daten manuell vorbereiten müssen, gehört dieser Aufwand in die Rechnung. Ebenso zählen Lizenz-, Integrations-, Schulungs- und Betriebskosten. Ein Pilot ist wirtschaftlich interessant, wenn der Nutzen im realen Ablauf die gesamten Zusatzkosten übersteigt und die Qualität mindestens gehalten wird.

Lehre 5: Verantwortung bleibt auch bei Automatisierung sichtbar

Die Bundesverwaltung will Automatisierung menschenzentriert, vertrauenswürdig und nachhaltig einsetzen. Der Bericht verlangt klare Verantwortlichkeiten sowie die Einhaltung von Datenschutz, Informationssicherheit, Betriebsstabilität und digitaler Souveränität. Das ist keine pauschale Freigabe für automatisierte Entscheide.

Unternehmen sollten pro Anwendung festhalten, wer die fachliche Freigabe erteilt, wer Datenzugriffe kontrolliert, wann ein Mensch entscheiden muss und wie Betroffene einen Fehler melden können. Je grösser die mögliche Auswirkung auf Personen, Verträge, Finanzen oder Sicherheit, desto stärker muss die menschliche Kontrolle sein. Die konkrete rechtliche Prüfung hängt vom Anwendungsfall ab und kann nicht durch eine allgemeine Checkliste ersetzt werden.

Ein 30-Tage-Plan für Geschäftsleitungen

In der ersten Woche werden zehn wiederkehrende Prozesse mit Fallzahl, Aufwand und Fehlerquellen erfasst. In der zweiten Woche wählt die Geschäftsleitung einen klar begrenzten Prozess und dokumentiert Ausgangswerte, Datenarten, Verantwortung sowie Stop-Kriterien. In Woche drei wird ein kleiner Test mit realistischen, zulässigen Daten durchgeführt. In Woche vier folgt die Entscheidung: beenden, verbessern oder mit einem verbindlichen Betriebs- und Kontrollkonzept skalieren.

Die zentrale Erkenntnis des Bundesratsberichts lautet nicht, dass jedes Problem KI braucht. Sie lautet: Automatisierung wird erst dann zu einer strategischen Fähigkeit, wenn Prozesse, Daten, Wirtschaftlichkeit, Verantwortung und Skalierung gemeinsam geführt werden. Für Schweizer KMU ist das eine robustere Ausgangslage als der Kauf des nächsten Werkzeugs ohne geklärten Einsatzfall.