Viele KI-Projekte beginnen mit der falschen Frage: Welches Tool sollen wir einsetzen? Die wichtigere Frage wäre: Welcher Ablauf soll danach besser funktionieren – und funktioniert dieser Ablauf heute überhaupt nachvollziehbar?
Ein LinkedIn-Beitrag von Daniel Wälchli gab den Anstoss. In einer Unternehmerrunde wollte ein Teilnehmer schnell KI einführen. Ein Einwand drehte die Diskussion: Das Unternehmen versuchte, Prozesse zu automatisieren, die intern noch gar nicht richtig funktionierten.
Automatisierung macht einen Prozess nicht automatisch besser
Ein digitalisierter Umweg bleibt ein Umweg. Ein automatisierter Freigabestau bleibt ein Stau. Und wenn niemand weiss, wer für die Qualität eines Ergebnisses verantwortlich ist, erzeugt KI nur schneller mehr Material, das später geprüft werden muss.
Vor jeder Automatisierung sollte der Ablauf ohne Tool erklärt werden können: Was löst ihn aus? Welche Entscheidung findet statt? Welche Information wird benötigt? Wo entsteht heute Wartezeit oder Nacharbeit? Wer trägt am Ende die Verantwortung?
Der beste erste KI-Anwendungsfall ist selten der spektakulärste
Unternehmen suchen gerne nach grossen Leuchtturmprojekten. Für den Einstieg sind klar abgegrenzte, häufige und prüfbare Aufgaben meist wertvoller. Ein guter Pilot besitzt einen eindeutigen Input, ein definiertes Ergebnis und eine Person, die Fehler fachlich beurteilen kann.
Entscheidend ist nicht, ob die KI beeindruckt. Entscheidend ist, ob Durchlaufzeit, Qualität oder Aufwand messbar besser werden.
Prozessklarheit ist Führungsarbeit
Unklare Prozesse sind selten nur ein Dokumentationsproblem. Häufig verbergen sich dahinter ungeklärte Zuständigkeiten, widersprüchliche Ziele oder historisch gewachsene Sonderfälle. Diese Konflikte kann keine Software entscheiden.
Wälchlis Perspektive verschiebt deshalb die Verantwortung zurück zur Führung. KI-Einführung ist nicht primär ein IT-Projekt. Sie ist eine Entscheidung darüber, wie Arbeit künftig organisiert, geprüft und verantwortet wird. Wer das vorher klärt, kann klein starten und sinnvoll skalieren. Wer es überspringt, automatisiert vor allem die eigene Unklarheit.